Hướng dẫn xử lý cảnh báo khi chạy chương trình SeqapOnline

Hướng dẫn xử lý cảnh báo khi chạy chương trình SeqapOnline... Tải về

QUY ĐỊNH SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM ONLINE


QUẢN LÝ SEQAP

MỤC LỤC:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

  1. Quyền quản trị hệ thống
  2. Quy chế thông tin trên trang chủ Seqap
  3. Các lưu ý khi sử dụng chương trình
  4. Thiết lập hệ thống, kế hoạch triển khai

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI CÁC CẤP SỬ DỤNG, CÁC BỘ PHẬN CỦA SEQAP

  1. Trách nhiệm người sử dụng các cấp
  2. Trách nhiệm của các cấp các bộ phận
  3. Thời gian định mức thực hiện các nghiệp vụ

III. CÁC TRỢ GIÚP TỪ NHÀ CUNG ỨNG PHẦN MỀM VÀ SEQAP TRUNG ƯƠNG


I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:
1. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG:

-Seqap Trung Ương quản trị toàn hệ thống chương trình quản lý Seqap Online.

-Seqap Trung Ương tạo tài khoản sử dụng cho từng cấp quản lý, cho từng đối tượng sử dụng.

-Seqap Trung Ương sẽ giám sát toàn bộ hoạt động của dự án thông qua công tác cập nhật dữ liệu và báo cáo ở các cấp.

-Seqap Trung Ương có quyền huỷ bỏ tài khoản sử dụng, huỷ bỏ quyền truy cập hệ thống nếu thấy người sử dụng không thực hiện nhiệm vụ của mình, hoặc người dùng vô tình hay cố ý có các hành động làm ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống.

Seqap cấp huyện (phòng): là đơn vị chủ yếu chịu trách nhiệm thu thập và cập nhật dữ liệu cho chương trình.

Cấp sở chịu trách nhiệm đôn đốc Seqap cấp huyện cập nhật  dữ liệu.

Cấp trường chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu phát sinh tại trường và cùng Seqap cấp huyện cập nhật dữ liệu.

2. QUY CHẾ THÔNG TIN TRÊN TRANG CHỦ SEQAP:

    Trang chủ của Seqap http://seqap.edu.vn là website nơi Seqap công bố các thông tin về các hoạt động của Seqap trong suốt thời gian dự án. Seqap trung ương thống nhất quản lý, biên tập công bố các thông tin trên trang chủ Seqap.

    Trên trang chủ Seqap trung ương sẽ tải và đặt sẵn tất cả các tài liệu cần thiết như :

    -         Sổ tay hướng dẫn triển khai hoạt động Seqap

    -         Sổ tay quản lý tài chính - kế toán Seqap

    -         Sổ tay quản lý quỹ phúc lợi học sinh Seqap

    -         Sổ tay quản lý quỹ giáo dục nhà trường Seqap

    -         Sổ tay quản lý mua sắm đấu thầu Seqap

    -         Sổ tay lập kế hoạch dạy học cả ngày Seqap

    -         Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

    -         Các form mẫu báo cáo đối với từng cấp.

    -         Các hướng dẫn cụ thể, kể cả hướng dẫn sử dụng chương trình, các qui định sử dụng chương trình cũng như các qui định pháp lý quản lý toàn bộ hoạt động Seqap.


    -         Trên trang chủ cũng có các đường link, hay các công cụ hỗ trợ người dùng từ Seqap trung ương hoặc từ nhà cung ứng phần mềm MacroNT

    Trên trang chủ Seqap trung ương cũng sẽ thường xuyên đưa lên các thông báo, chỉ thị từ cấp trung ương tới các cấp, hoặc các phản ánh từ các cấp tới trung ương. Các thông tin được đưa lên trang chủ được coi là những thông tin chính thức của Seqap, người dùng các cấp có trách nhiệm thường xuyên truy cập trang chủ Seqap để nhận biết được thông tin cập nhật của Seqap và trách nhiệm của mình.

    3. CÁC LƯU Ý KHI SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH:

      Bắt đầu truy nhập vào hệ thống luôn lưu ý đang truy nhập vào Internet, người dùng lưu ý đến tốc độ truy cập Internet nếu thấy chương trình tạm dừng thì nguyên nhân chính là do đường truyền Internet đang bận, người dùng có thể refresh (làm mới) chương trình để có thể tiếp tục chạy chương trình.

      Mật khẩu và tên truy nhập phân biệt chữ hoa và chữ thường, người dùng nên tạo thói quen cẩn trọng khi truy cập chương trình để bảo mật tối đa tài khoản và dữ liệu của mình.

      Sau khi sử dụng chương trình cần thiết phải truy xuất (thoát – logout) khỏi chương trình để đảm bảo tính an toàn cho những dữ liệu vừa cập nhật và đảm bảo an ninh hệ thống.

      Khi xảy ra các trường hợp chưa hiểu, hoặc sai hỏng người dùng nên trước tiên truy nhập vào chức năng “trợ giúp” hoặc dùng các tài liệu hướng dẫn kèm theo chương trình, nếu không giải quyết được thì phản ánh về Seqap hoặc MacroNT để có được sự hỗ trợ tốt nhất.

      4. THIẾT LẬP HỆ THỐNG, KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI:

        Các cấp có trách nhiệm báo cáo lên Seqap trung ương các nhân sự của mình tham gia quản lý Seqap Online, vị trí, nhiệm vụ, số điện thoại, email của từng nhân sự. Trong giai đoạn đầu mỗi cấp Seqap (Trung ương, sở, phòng, trường) nên có phân công 1 người phụ trách thiết lập các thông tin cơ bản của đơn vị mình.

        Seqap Trung ương tạo các tài khoản sử dụng cho từng đối tượng sử dụng ở các cấp theo danh sách nhân sự được các cấp báo cáo lên.

        Seqap Trung ương sẽ gửi các tài khoàn (user name và Pass word) cho từng đối tượng bằng email hoặc nhắn tin qua điện thoại di động. Seqap trung ương có thể tạo hệ thống emai riêng đồng bộ trong Seqap để mọi người tham gia Seqap có thể cùng sử dụng thống nhất.

        Sau khi được cấp tài khoản từng người phụ trách công việc thiết lập tại các cấp có trách nhiệm truy cập vào hệ thống http://seqap.edu.vn và truy cập vào mục “chạy chường trình” và thực hiện công tác thiết lập các thông tin cơ bản cấp của mình.

        BQL cấp Huyện ngoài việc thiết lập các thông tin của ban quản lý còn phải truy cập vào tài khoản của từng trường trong địa bàn của mình để thiết lập các thông tin cho các trường này.

        Trong giai đoạn thiết lập hệ thống dự kiến 01/11/2010 đến 30/12/2010 các cấp truy cập vào hệ thống thiết lập thông tin cho cấp của mình, BQL cấp huyện thu thập thông tin của tất cả các trường và thiết lập thông tin cho tất cả các trường trong địa bàn của mình. Đây là giai đoạn rất quan trọng để có các thông tin dữ liệu phục vụ quản lý của toàn bộ quá trình hoạt động của dự án, công việc thiết lập tập trung ở ban quản lý cấp huyện, nên tại ban quản lý cấp huyện cần thiết phân công cụ thể các nhân sự tham gia thiết lập thông tin.

        Trong giai đoạn  thiết lập thông tin, các cấp có thể làm quen với hệ thống, cập nhật thử dữ liệu vào các phân hệ của chương trình (kế toán, đấu thầu, báo cáo…). Sau giai đoạn thiết lập các cấp sẽ cập nhật dữ liệu chính thức của dự án.

        II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI CÁC CẤP SỬ DỤNG, CÁC BỘ PHẬN CỦA SEQAP

        1. Trách nhiệm của người dùng:

          Người dùng các cấp, các bộ phận là những người đã được phân công nhiệm vụ thực hiện công việc cập nhật và tổng hợp dữ liệu vào chương trình quản lý Seqap Online.

          Mỗi người dùng được Seqap trung ương cấp cho 1 tài khoản sử dụng để truy cập hệ thống. Tùy theo trách nhiệm quyền hạn của từng người Seqap trung ương trình sẽ định mức quyền truy cập hệ thống của người đó, về nguyên tắc tài khoản của cấp trên có thế truy cập vào hệ thống cấp dưới mình.

          Mỗi người dùng có trách nhiệm bảo quản tài khoản truy cập của mình khi đã được Seqap Trung ương giao cho. Tài khoản truy cập hệ thống tương đương với tài khoản xác định người dùng là ai, phụ trách công việc gì trong Seqap. Người dùng phải chịu trách nhiệm về những dữ liệu mình đã cập nhật vào hệ thống, bảo quản tổng hợp dữ liệu. Nếu làm mất hoặc quên thông tin về tài khoản, mật khẩu của mình phải thông báo kịp thời cho Seqap Trung ương và công ty MacroNT để kịp thời hỗ trợ thay đổi.

          2. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu của các cấp

            Cấp trung ương: Ban quản lý cấp Trung ương quản trị chung, tổng hợp số liệu của các cấp dưới, cập nhật dữ liệu phát sinh ở cấp trung ương , vì không có  BQL cấp sở nên cấp Trung ương sẽ thu thập dữ liệu của cấp sở và thực hiện vào dữ liệu,  tổng hợp thay cho cấp sở.

            Seqap Trung ương giám sát tiến trình thực hiện dự án thông qua việc cập nhật dữ liệu và báo cáo ở các cấp, đến thời hạn đã định đơn vị nào chưa cập nhật dữ liệu hoặc chưa báo cáo theo trách nhiệm của mình, Seqap Trung ương sẽ thông báo trên trang chủ của Seqap và có các hình thức nhắc nhở đôn đốc, xem xét sử lý tùy theo mức độ sai phạm của đơn vị.

            Cấp sở: cấp quản lý trung gian chủ yếu rà soát các dữ liệu đã cập nhật ở BQL cấp phòng để thông báo và điều chỉnh thông tin cho BQL cấp Trung ương.

            BQL cấp huyện (phòng): đơn vị chính cập nhật dữ liệu và tổng hợp báo cáo hoạt động dự án. Các thông tin dự án thực hiện ở các trường được các trường gửi lên BQL cấp phòn

            Mỗi bộ phận BQL cấp huyện nên phân công 1 người (được cấp tài khoản truy cập) có trách nhiệm cập nhật dữ liệu của bộ phận mình (kế toán, đấu thầu, FDS).

            Tại địa bàn huyện nào có điều kiện các trường đã có máy tính kết nối Internet, BQL cấp huyện có thể hướng dẫn các trường cập nhật dữ liệu, tuy nhiên, trách nhiệm quản lý vẫn thuộc BQL cấp huyện.

            Cấp trường:

            Tập hợp các thông tin dự án phát sinh trong quá trình thực hiện dự án gửi lên các BQL cấp phòng.

            Những nơi có điều kiện trực tiếp cập nhật dữ liệu theo hướng dẫn của BQL cấp phòng

            3. Thời gian định mức cập nhật dữ liệu:

              Tất cả thông tin số liệu phát sinh từ các hoạt động của dự án đều cần thiết phải cập nhật vào chương trình các thông tin này gồm: thông tin số liệu kế toán hàng ngày, thông tin các gói thầu, hợp đồng,  thông tin tiến trình thực hiện, thông tin đào tạo tập huấn, hay giải ngân thực hiện quỹ nhà trường, quỹ phúc lợi học sinh. Mọi thông tin số liệu hoạt động phải được tham chiếu tới chứng từ, tài liệu hay hồ sơ kèm theo hoạt động này, các chứng từ, tài liệu hay hồ sơ này phải được đánh mã số hợp lý, có ghi ngày tháng phát sinh và phải có chữ ký của người có trách nhiệm. Thời gian ghi trên chứng từ tài liệu hay hồ sơ được Seqap trung ương so sánh với định mức thời gian cập nhật dữ liệu để giám sát trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận, tùng nhân sự đã được phân công nhiệm vụ.

              Các bộ phận BQL trung ương cập nhật dữ liệu phát sinh do các hoạt động ở BQL cấp trung ương thực hiện.

              BQL cấp huyện thường xuyên cập nhật dữ liệu theo thực tế phát sinh do các hoạt động xảy ra ở chính ban quản lý cấp huyện và các hoạt động xảy ra ở các trường.

              Các hoạt động hàng ngày tại BQL trung ương và BQL cấp huyện được các bộ phận cập nhật dữ liệu vào chương trình chậm nhất 24 h sau thời điểm có chứng từ, tài liệu hay hồ sơ của các hoạt động phát sinh trong ngày.

              Các trường tập hợp các chứng từ, tài liệu hay hồ sơ của các hoạt động phát sinh tại trường để gửi lên BQL cấp huyện mỗi tuần 1 lần, và gửi lên BQL cấp huyện trước thứ 2 hàng tuần toàn bộ số liệu hoạt động tại trường (hoạt động do trường trực tiếp quản lý) trong tuần trước.

              BQL cấp huyện phải cập nhật dữ liệu do trường gửi lên chậm nhất sau 5 ngày (thứ 7 hàng tuần)  kể từ khi nhận được số liệu từ trường (thứ 2 hàng tuần) với các phát sinh tại trường.

              Tại các trường có điều kiện dưới sự hướng dẫn của BQL cấp huyện trường có thể tự cập nhật dữ liệu phát sinh hàng ngày thì sẽ không phải gửi số liệu lên BQL cấp huyện.

              Các cấp thực hiện tổng hợp các báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm. Các thông tin dữ liệu đã được chuẩn hoá, chương trình sẽ tự động tổng hợp báo cáo, các thông tin bất thường phát sinh được các cấp báo cáo bằng việc upload dữ liệu ở dạng file word, Exel, file scan, .pdf gửi lên cấp trên (chức năng này được thực hiện trong mục báo cáo).

              Quá trình cập nhật dữ liệu được Seqap Trung ương tập hợp và công bố trên trang chủ của Seqap, các cấp có trách nhiệm thường xuyên truy cập để nắm tình hình và kịp thời điều chỉnh, bổ sung cập nhật dữ liệu đúng thời hạn.

              III. CÁC TRỢ GIÚP TỪ NHÀ CUNG ỨNG PHẦN MỀM VÀ SEQAP TRUNG ƯƠNG

              Seqap trung ương có thể tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm quản lý Online cho các cấp

              Tất cả những tài liệu, các hướng dẫn và các nội dung tập huấn được Seqap trung ương tải lên trang chủ của Seqap.

              Với từng module nghiệp vụ của phần mềm cũng đã được công ty MacroNT cung cấp tài liệu hướng dẫn và được tải lên trang chủ của Seqap. Bên trong phần mềm tại mỗi màn hình tác nghiệp luôn có đường link tới các trợ giúp của riêng nghiệp vụ đang thực hiện.

              Ngoài ra nhà cung ứng phần mêm công ty MacroNT còn có thể hỗ trợ mọi người dùng thông qua điện thoại, email và hội thoại online.





              tu com